Extrait des statuts (déposés le 23 mars 1995 à Paris, modifiés le 13 juin 2009)

Claude ARDOUIN, anthropologue, ancien directeur exécutif du Projet Ouest-africain des Musées, à Montpellier (France) ; Philippe DAVID, magistrat, historien africaniste, à Paris ; Bernard GARDI, conservateur de musée, ethnologue, à Bâle (Suisse) ; Georges MEURlLLON, photographe, consultant en audio-visuel, à Paris, ont fondé, conformément à la Loi du 1er Juillet 1901, une Association de chercheurs, collectionneurs, et spécialistes de l'iconographie ancienne et moderne des pays d'Afrique, d'Asie et d'ailleurs.

ARTICLE 1er : FORMATION - DENOMINATION

Est fondée entre les adhérents aux présents statuts une Association régie par la Loi du 1er Juillet 1901 et le Décret du 16 Août 1901, et ayant pour titre: IMAGES & MEMOIRES (I & M).

ARTICLE 2 : OBJET

L'Association se fixe comme objectif de contribuer à étudier, préserver, enrichir et promouvoir les patrimoines iconographiques des pays d'Afrique, d'Asie et d'ailleurs et de faciliter l'accès de ces pays aux gisements iconographiques les concernant, où qu'ils se trouvent. A cet effet :
- elle rassemble, sans aucune distinction, des personnes s'intéressant à l'iconographie de ces pays ;
- elle suscite, propose, met en œuvre et exécute toutes actions et tous projets relatifs à ces patrimoines iconographiques en liaison avec tous partenaires nationaux et internationaux.

ARTICLE 3 : SIEGE

Le siège social est fixé : 18, avenue des Courses - 78110 Le Vésinet.
Il pourra être transféré par simple décision du Bureau, à ratifier toutefois par l'Assemblée Générale si le choix se portait sur une ville située à l'extérieur de la région Île-de-France.

ARTICLE 4 : DUREE

La durée de l'Association est illimitée.

ARTICLE 5 : COMPOSITION - ADMISSION.

L'Association comprend :
- des membres bienfaiteurs ;
- des membres d'honneur ;
- des membres actifs.
Sont membres bienfaiteurs ceux qui versent volontairement une cotisation au moins égale au double de la cotisation annuelle. Sont membres d'honneur ceux qui auront été admis comme tels par le Bureau pour services signalés rendus à l'Association. Ils siègent à l'Assemblée avec voix délibérative mais sont exempts de cotisation.
Sont membres actifs ceux qui s'acquittent de leur cotisation annuelle.

ARTICLE 6 : CONDITIONS D'ADHÉSION.

Les demandes d'adhésion, formulées par écrit par chaque demandeur, sont examinées par le Bureau qui les accepte ou les rejette sans avoir à en faire connaître les raisons.

ARTICLE 7 : DÉMISSION - RADIATION.

La qualité de membre se perd :
- soit par démission ;
- soit par radiation, prononcée :
- pour non-paiement de cotisation après deux rappels écrits du Bureau à un an d'intervalle;
- ou pour motifs graves, après audition de l'intéressé(e) par le Bureau ou, s'il (elle) le désire, par l'Assemblée générale.

ARTICLE 8 : ADMINISTRATION - FONCTIONNEMENT

L' association est administrée par un Bureau élu au scrutin secret par l'Assemblée générale pour deux ans parmi les membres, fondateurs, d'honneur ou actifs, tous éligibles. Le Bureau est composé comme suit:
- un Président ;
- un Vice-Président ;
- un Secrétaire-Général ;
- un Secrétaire-Général adjoint ;
- un Trésorier ;
- un Trésorier-adjoint ;
- et plusieurs conseillers.
En cas de vacance, le Bureau pourvoit provisoirement au remplacement des membres défaillants. L'Assemblée générale suivante procède à leur remplacement définitif.
Après deux ans de fonction, les membres du Bureau sortant sont rééligibles.

Le Bureau se réunit une fois par trimestre sur convocation du président ou sur la demande du quart de ses membres. Les décisions du Bureau sont prises à la majorité absolue, la voix du président étant prépondérante en cas de partage. Chaque séance du Bureau fait l'objet d'un compte-rendu établi et conservé dans les conditions fixées à l'art. 14.

Un vérificateur des comptes sera désigné après la première année de fonctionnement parmi les membres de l'Assemblée Générale hors Bureau.
Dès que le budget annuel de l'Association dépassera la somme de 15 000 euros, le vérificateur des comptes sera désigné hors Association.

ARTICLE 9 : POUVOIRS DU BUREAU.

Le Bureau est investi de larges pouvoirs. Il autorise ou effectue tous les actes qui ne sont pas réservés à l'Assemblée Générale comme indiqué à l'Article 12.
Il surveille la gestion de ses membres et se fait rendre compte de leurs actes.
Il autorise tous achats, aliénations ou locations, emprunts et prêts nécessaires au fonctionnement de l'association, avec ou sans hypothèque.

Il autorise toute transaction, toute mainlevée d'hypothèque, avec ou sans constatation de paiement et, sur justificatifs, le remboursement des frais éventuellement engagés par l'un de ses membres.
Cette énumération n'est pas limitative. Le Bureau peut aussi consentir toute délégation de pouvoirs pour une question déterminée et un temps limité.

ARTICLE 10 : RÔLE DES MEMBRES DU BUREAU

Le Président convoque les Assemblées Générales et les réunions du Bureau. Il représente l'Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il peut déléguer certaines de ses attributions dans les conditions prévues au règlement intérieur.
Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l'Association, tant en demande qu'en défense. Il ordonne les dépenses supérieures à 150 euros et contrôle les actes du Trésorier.
En cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par le Vice-Président et, en cas d'empêchement, par le membre le plus ancien ou par tout autre administrateur spécialement désigné par le Bureau.

Le Vice-Président supplée le Président en toutes occasions. Il est plus spécialement chargé des tâches qui lui sont confiées par délégation de celui-ci.

Le Secrétaire-Général est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les comptes-rendus des délibérations et en assure la transcription sur les registres. Il tient le registre spécial, prévu par la Loi, et assure l'exécution des formalités prescrites. Le Secrétaire-Général adjoint assiste le Secrétaire-Général dans toutes ses tâches.

Le Trésorier, assisté du Trésorier-adjoint, est chargé de la gestion du budget annuel de l'Association sous le contrôle du Président. II effectue tous paiements et perçoit toutes recettes. Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations et rend compte à l'Assemblée annuelle, qui statue sur sa gestion. Il prépare et présente le budget de l'année suivante.

Les conseillers sont chargés du suivi des activités définies par le Bureau sous le contrôle du Secrétaire-Général.

ARTICLE 11 : GRATUITE - REMUNERATION DES TÂCHES

Les diverses fonctions occupées par les membres de l'Association au sein du Bureau ou de l'Assemblée générale sont gratuites. Toutefois ceux-ci pourront se faire rembourser les dépenses par eux engagées pour les besoins associatifs, sur justification et après accord du Président.

ARTICLE 12 : ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

L'Assemblée générale est formée par tous les membres bienfaiteurs et actifs (à jour de leur cotisation) ou d'honneur, présents ou représentés Elle se réunit une fois par an. Les convocations sont envoyées au moins trois semaines à l'avance et indiquent l'ordre du jour.
Celui-ci est présenté par le Bureau dont le Président préside également l'Assemblée.
Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre muni d'un pouvoir écrit et lui-même à jour de ses cotisations. L'Assemblée doit réunir au moins le quart des membres. Si le quorum n'est pas atteint, elle est convoquée de nouveau par avis individuel. Lors de la seconde réunion, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.
Toutes les délibérations sont prises à main levée à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Toutefois, le scrutin secret est de règle pour l'élection des membres du Bureau. Il peut en outre être demandé pour un vote précis, soit par le Bureau, soit par le quart au moins des membres présents.
L'assemblée entend les rapports sur la situation financière et morale de l'Association.
Elle nomme le commissaire aux comptes et le charge de faire un rapport sur la tenue de ceux-ci comme indiqué à l'Article 8.
Elle approuve les comptes de l'exercice écoulé et vote le budget de l'exercice suivant. Elle pourvoit, s'il y a lieu, au renouvellement des membres sortants du Bureau.
Elle autorise l'adhésion éventuelle à une union ou fédération.
Elle confère au Bureau, ou à certains de ses membres, toutes autorisations pour accomplir les opérations conformes aux objectifs de l'Association et pour lesquelles les pouvoirs statutaires seraient insuffisants.
En outre, elle délibère sur toutes les questions portées à l'ordre du jour à la demande signée du quart des membres de l'Association et déposées au secrétariat dix jours au moins avant la réunion.

ARTICLE 13 : ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

L'Assemblée générale extraordinaire statue :

• sur toutes modifications des statuts selon l'Art. 18,
• ou sur la dissolution de l'Association, selon l'Article 19.
• ou encore sur tout autre cas soulevé à la demande de la moitié des membres du Bureau ou du tiers des membres de l'Association.

Elle est convoquée selon les mêmes modalités que l'AGO. Les règles prescrites à l'article 12 s'appliquent en cas de quorum insuffisant, de tenue d'une seconde réunion et de représentation des membres absents par des membres présents.
L'AGE doit réunir le quart au moins des membres actifs. Une feuille de présence est signée et certifiée par les membres du Bureau.
L'AGE élit parmi les membres présents son Bureau composé d'un président et d'un secrétaire (qui peuvent être ceux de l'Association) et de deux scrutateurs choisis hors Bureau. Elle statue à la majorité des trois quarts des membres présents ou représentés.

ARTICLE 16: RESSOURCES

Les ressources de l'Association comprennent:

•  les cotisations de ses membres,
• les subventions qui pourraient lui être accordées par les Etats, les collectivités publiques, les organisations nationales ou internationales et les bailleurs de fonds,
• les revenus de ses biens et de ses productions propres,
• les sommes perçues en contrepartie des prestations qu'elle est susceptible de fournir,
• les dons éventuels;
• et toutes autres ressources autorisées par la législation en vigueur.

ARTICLE 17 : MOYENS D'ACTION

L'Association entend se donner les moyens d'action suivants :

• une revue (ou bulletin) périodique,
• un centre de documentation,
• des conférences, réunions et colloques,
• des publications;
• des productions audio-visuelles,
• des manifestations culturelles (notamment expositions),
• les prestations techniques de ses membres,
• un réseau de correspondants dans tous les pays concernés
• un site internet et, plus généralement, tout instrument possible lié aux nouvelles technologies d’information et de communication

ARTICLE 18 : MODIFICATION DES STATUTS

Les modifications éventuelles des statuts peuvent être proposées indifféremment:

• soit par la moitié des membres du Bureau ;
• soit par un membre extérieur au Bureau qui en saisit celui-ci.

Elles sont soumises au vote d'une AGE convoquée et tenue conformément à l'Article 13.

ARTICLE 19 : DISSOLUTION - LIQUIDATION

La dissolution de l'Association ne peut être prononcée que par une AGE spécialement convoquée à cet effet et tenue conformément à l'Art 13.

Cette AGE désigne pour la liquidation des biens associatifs un ou plusieurs liquidateurs dont elle détermine en même temps les pouvoirs.

Elle attribue l'actif net :

• soit à une association poursuivant les mêmes buts ou des buts comparables ;
• soit encore à tout établissement public de son choix.

ARTICLE 20 : FORMALITES

Le Président est chargé de remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la loi.